Regulamin

I. ORGANIZATOR

1. Organizatorem Sztafety Maratońskiej EKIDEN PragmatIQ, zwanej dalej Biegiem, jest Fundacja PragmatIQ (dawniej: Fundacja XLPL) z siedzibą w Poznaniu (KRS: 0000500701), zwana dalej Organizatorem.
2. Kontakt z Organizatorem: e-mail: kontakt@ekidenpragmatiq.pl, Facebook: EKIDEN PragmatIQ, tel. 510 034 827 lub 61 8 618 000.
3. Pełne dane adresowe Organizatora podane są na stronie www.ekidenpragmatiq.pl/kontakt.

II. TERMIN I MIEJSCE

1. Bieg odbędzie się w dniu 27 maja 2018 r. (niedziela) na terenach wokół toru regatowego Malta w Poznaniu. Start nastąpi o godz. 10:00.
2. Start pierwszej zmiany sztafety będzie miał miejsce przy Hotelu HP Park Poznań. Meta znajdować się będzie przy trybunach, obok strefy zmian.
3. Cała trasa ma nawierzchnię asfaltową.

III. ZASADY UCZESTNICTWA

1. W Biegu biorą udział zespoły składające się z 6 zawodników, zwanych dalej Uczestnikami.
2. Jeden Uczestnik może startować wyłącznie w jednej drużynie i na jednej zmianie.
3. Uczestnikiem może być osoba, która do dnia 27 maja 2018 r. ukończy 15 rok życia. W przypadku startu osoby niepełnoletniej konieczne jest przedłożenie Organizatorowi do dnia 27 maja 2018 r. (przy odbieraniu pakietów startowych) oświadczenia podpisanego przez rodziców lub opiekunów prawnych o zdolności tej osoby do udziału w Biegu i wyrażającego zgodę na udział tej osoby w Biegu. Wzór oświadczenia do pobrania znajduje się tutaj.
4. Z uwagi na ograniczone możliwości techniczne trasy Biegu, osoby niepełnosprawne (korzystające z wózków inwalidzkich) wyrażające chęć startu w Biegu powinny odpowiednio wcześnie zgłosić się do Organizatora w celu ustalenia warunków uczestnictwa.

IV. TRASA I DYSTANS

1. Pełny dystans Biegu odpowiada dystansowi maratonu, tj. 42 km i 195 m.
2. Trasa Biegu poprowadzona zostanie po pętli o długości 5.400 m. Wyjątkiem będzie długość pętli pierwszej zmiany.
3. Dystans Biegu podzielony będzie na 6 zmian w następującej kolejności:
9 795 m + 10 800 m + 5 400 m + 5 400 m + 5 400 m + 5 400 m.
4. Każdy pełny kilometr trasy będzie odpowiednio oznaczony w sposób wskazujący dystans pozostały do strefy zmian (mety).
5. Strefa zmian zostanie specjalnie wydzielona.
6. Wszystkie drużyny obowiązuje limit czasu wynoszący 4 godz. i 30 min.
7. W przypadku stwierdzenia przez Organizatora skrócenia trasy przez Uczestnika, (przebiegnięcie po innej niż wyznaczona trasa), drużyna zostanie zdyskwalifikowana.
8. Trasa Biegu ma charakter spacerowy i nie jest formalnie wyłączona z ruchu dla osób postronnych. Organizator dołoży starań, by Bieg przebiegał w jak najbardziej komfortowych i bezpiecznych warunkach, jednakże nie gwarantuje, że nie pojawią się na trasie inne osoby.

V. POMIAR CZASU

1. Pomiar czasu dokonywany będzie za pomocą chipów umiejscowionych w pałeczce sztafetowej.
2. Każda drużyna zgodnie z numerem startowym będzie posiadać przyporządkowaną pałeczkę sztafetową z numerem drużyny.
3. Pałeczki sztafetowe będą wydawane w Biurze Zawodów razem z pakietami startowymi.
4. Uczestnicy mogą przekazywać sobie pałeczkę sztafetową wyłącznie w strefie zmian wyznaczonej przez Organizatora.
5. Bieg bez pałeczki sztafetowej, przekazanie pałeczki poza strefą zmian lub przekazanie pałeczki osobie spoza drużyny będzie skutkować dyskwalifikacją całej drużyny i brakiem pomiaru czasu.
6. Demontowanie pałeczki z chipem jest zabronione. Naruszenie tego zakazu skutkować będzie dyskwalifikacją całej drużyny.
7. Technika trzymania pałeczki podczas Biegu jest dowolna. W przypadku upuszczenia pałeczki Uczestnik może podnieść ją i kontynuować Bieg.
8. Zanurzanie pałeczki w wodzie może powodować błędy w odczycie wyniku, za co Organizator nie ponosi odpowiedzialności.
9. Po zakończeniu Biegu przez całą drużynę, kapitan lub Uczestnik biegnący na ostatniej zmianie zobowiązany jest oddać pałeczkę sztafetową do Biura Zawodów lub obsłudze Biegu na mecie.
10. Brak zwrotu pałeczki sztafetowej z chipem po zakończeniu Biegu skutkować będzie obowiązkiem pokrycia przez drużynę kosztu sprzętu oraz dyskwalifikacją całej drużyny.

VI. ZGŁOSZENIA I ODBIÓR PAKIETU STARTOWEGO

1. Organizator ustala limit zgłoszeń na 300 drużyn, który może zostać zwiększony decyzją Organizatora.
2. Za zgłoszenie drużyny uważa się zapisanie drużyny (kompletne wypełnienie przez kapitana drużyny internetowego formularza zgłoszeniowego) i uiszczenie pełnej opłaty startowej (w wyżej wskazanej kolejności).
3. Zapisy drużyn są przyjmowane od 8 marca 2018 r. od godz. 12:00 do 11 maja 2018 r. do godz. 12:00.
4. W przypadku wyczerpania limitu zgłoszonych drużyn zapisy mogą zostać zakończone przed terminem określonym w ust. 2.
5. Zapisu drużyny dokonuje jej kapitan poprzez formularz zgłoszeniowy znajdujący się na stronie internetowej www.ekidenpragmatiq.pl.
6. Drużyna ma obowiązek uiszczenia pełnej należnej opłaty startowej na rachunek bankowy Organizatora w ciągu 14 dni od wypełnienia formularza zgłoszeniowego. Brak uiszczenia opłaty startowej we wskazanym terminie upoważnia Organizatora do anulowania zapisu drużyny.
7. O kolejności zgłoszeń drużyn decyduje kolejność wypełniania formularzy zgłoszeniowych.
8. Drużyny zgłoszone na Bieg zostaną umieszczone na opublikowanej na stronie internetowej www.ekidenpragmatiq.pl liście uczestników.
9. Za zgłoszenie drużyny na Bieg nie będzie uważane zgłoszenie niezgodne z jakimkolwiek zapisem niniejszego regulaminu.
10. Zmiana nazwy drużyny możliwa jest wyłącznie do dnia 11 maja 2018 r. do godz. 12:00. Zmianę tę wprowadza kapitan drużyny samodzielnie, po zalogowaniu się do formularza zapisów przy użyciu indywidualnego kodu otrzymanego podczas procesu zapisu drużyny. Po powyższym terminie, możliwość zmiany nazwy drużyny zostanie zablokowana.
11. Zmiany w składzie lub obsadzeniu poszczególnych zmian możliwe są do dnia 25 maja 2018 r. do godz. 12:00. Zmiany te wprowadza kapitan drużyny samodzielnie, po zalogowaniu się do formularza zapisów przy użyciu indywidualnego kodu otrzymanego podczas procesu zapisu drużyny.
12. Po terminie, o którym mowa w ust. 11, zmiany, o których mowa w ust. 11 dokonywane będą w wyjątkowych sytuacjach i mogą być one związane z koniecznością uiszczenia opłaty administracyjnej w wysokości 10 zł za każdą zmianę. Zmiana w składzie lub obsadzeniu poszczególnych zmian po odbiorze pakietu startowego jest niemożliwa.
13. Pakiety startowe drużyn odbierają w Biurze Zawodów (w godzinach jego otwarcia) kapitanowie drużyn lub osoby przez nich upoważnione na piśmie. Przykładowy wzór upoważnienia do pobrania znajduje się tutaj.
14. Kapitan każdej drużyny zobowiązany jest wygenerować ze strony internetowej www.ekidenpragmatiq.pl i wydrukować listę wszystkich członków drużyny wraz z oświadczeniami dotyczącymi udziału w Biegu. Powyższa lista wraz z oświadczeniami powinna zostać podpisana przez wszystkich członków drużyny, a następnie przedłożona Organizatorowi.
15. Osoba odbierająca pakiety startowe musi posiadać:
a) dowód osobisty lub paszport i ewentualnie upoważnienie do odbioru pakietów startowych oraz
b) podpisaną przez wszystkich członków drużyny listę, o której mowa w ust. 13.
16. Numery startowe poszczególnym drużynom nadaje Organizator, tworząc w ten sposób listę startową.

VII. BIURO ZAWODÓW

Biuro Zawodów będzie znajdować się:
– w sobotę 26 maja 2018 r. w godz. 17:00-20:00 w siedzibie Fundacji PragmatIQ, przy ulicy Grunwaldzkiej 107 w Poznaniu, o ile Organizator nie wskaże innego miejsca i terminu,
– w dniu Biegu w godz. 7:30-9:00 na terenie toru regatowego Malta w Centrum Informacji pod trybunami przy hangarach.

VIII. OPŁATY

1. Opłata startowa uiszczona do dnia 13 kwietnia 2018 r. do godz. 23:59 wynosi 480 zł od drużyny. Opłata startowa uiszczona od 14 kwietnia 2017 r. od godz. 00:00 wynosi 600 zł od drużyny.
2. Organizator ma prawo obniżenia wysokości opłaty startowej w szczególności wobec drużyn, które wsparły organizację Biegu. Każda z drużyn, której będzie przysługiwała obniżona opłata startowa, zostanie o tym indywidualnie poinformowana przez Organizatora.
3. Z każdej opłaty startowej wniesionej przez drużyny Organizator przekaże kwotę 42,195 zł (42 zł i 19,5 gr) na rzecz Fundacji na rzecz Osób Niewidomych Labrador-Pies Przewodnik z siedzibą w Poznaniu, KRS: 0000153064 (cel charytatywny).
4. Opłatę startową należy uiszczać na konto bankowe:

Fundacja PragmatIQ, ul. Grunwaldzka 107, 60-313 Poznań,
nr konta: 91 1090 1362 0000 0001 2301 3168
Tytuł wpłaty: „EKIDEN PRAGMATIQ 2018 – opłata startowa [nazwa drużyny]”.

5. Za dzień uiszczenia opłaty startowej uznaje się dzień zaksięgowania wpłaty na koncie bankowym Organizatora.
6. Organizator nie odpowiada za zaginięcie przekazu pocztowego lub przelewu bankowego z winy poczty lub banku.
7. Opłata startowa nie podlega zwrotowi.
8. W ramach opłaty startowej Uczestnicy mają zagwarantowane: medal dla każdego członka drużyny, opiekę medyczną w zakresie określonym w umowie pomiędzy Organizatorem a podmiotem świadczącym taką usługę, numer startowy oraz pakiet startowy, na który składać będą: woda, posiłek regeneracyjny, materiały reklamowe ufundowane przez sponsorów, inne upominki zapewniane przez Organizatora.
9. Możliwe jest otrzymanie faktury na kwotę opłaty startowej. W celu otrzymania faktury należy przy zapisie drużyny zaznaczyć w formularzu zgłoszeniowym chęć otrzymania faktury i podać dane podmiotu, na który ma zostać wystawiona faktura (nazwa, adres, NIP). Faktura zostanie wystawiona w formie elektronicznej (tzw. e-faktura) i przesłana pocztą elektroniczną na adres e-mail kapitana podany przy zapisie drużyny. Faktury pro forma będą wystawiane przez Organizatora wyłącznie na wyraźną prośbę drużyny, skierowaną drogą mailową na adres faktury@ekidenpragmatiq.pl.

IX. KLASYFIKACJA KOŃCOWA

1. Prowadzone będą następujące klasyfikacje:
a) Generalna (miejsca I-X, pierwsze 3 drużyny klasyfikowane są w Otwartych Mistrzostwach Wielkopolski w Ekidenie),
b) Kobieca (miejsca I-III – warunkiem jest uczestnictwo 6 kobiet w drużynie),
c) Mieszana (miejsca I-III – warunkiem jest uczestnictwo minimum 3 kobiet w drużynie),
d) Firmowa (miejsca I-III).
Warunki sklasyfikowania drużyny w klasyfikacji firmowej są następujące:
– wszyscy Uczestnicy z drużyny są w dniu Biegu oraz byli przez okres 3 miesięcy poprzedzających Bieg pracownikami lub stałymi współpracownikami jednej firmy (na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy o dzieło, umowy/statutu spółki lub pełnienia funkcji w organie); przez firmę rozumie się zarówno podmiot prowadzący działalność gospodarczą, jak i jednostkę organizacyjną organu administracji publicznej (np. urząd) lub państwową bądź samorządową osobę prawną lub jednostkę organizacyjną,
– nazwa firmy (ewentualnie skrót nazwy lub odróżniający element nazwy), której pracownikami lub współpracownikami są Uczestnicy z drużyny znajduje się w nazwie drużyny (nazwa drużyny może zawierać również inne elementy oprócz nazwy firmy),
– drużyna została zgłoszona do klasyfikacji firmowej przy zapisie drużyny poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w formularzu zgłoszeniowym oraz złożenie oświadczenia o spełnieniu warunków sklasyfikowania w klasyfikacji firmowej.
Brak spełnienia któregokolwiek z powyższych warunków uniemożliwia klasyfikację drużyny w klasyfikacji firmowej,
e) Najszybsi Uczestnicy w grupie kobiet i mężczyzn na poszczególnych zmianach.
2. W razie powzięcia przez Organizatora wątpliwości co do spełnienia przez drużynę warunków klasyfikacji firmowej, Organizator może zażądać od kapitana drużyny przedstawienia, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania, dokumentów potwierdzających spełnienie przez drużynę warunków klasyfikacji firmowej, pod rygorem wykluczenia drużyny z klasyfikacji firmowej lub dyskwalifikacji całej drużyny.
3. Wszyscy Uczestnicy, którzy ukończą Bieg otrzymają pamiątkowe medale. Za zajęcie miejsc I-X w klasyfikacji generalnej oraz I-III w klasyfikacjach kobiecej, mieszanej i firmowej wręczone zostaną trofea lub nagrody.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia dodatkowych klasyfikacji i dodatkowych nagród.
5. Wstępne wyniki zostaną opublikowane niezwłocznie po Biegu na stronie internetowej www.ekidenpragmatiq.pl. Wszelkie zastrzeżenia i protesty związane ze wstępnymi wynikami Biegu należy zgłaszać Organizatorowi do dnia 31 maja 2018 r.
6. Ostateczne wyniki zostaną ogłoszone na stronie internetowej www.ekidenpragmatiq.pl do dnia 1 czerwca 2018 r. W przypadku powzięcia przez Organizatora wątpliwości, o których mowa w ust. 2 lub zgłoszenia zastrzeżeń i protestów związanych z wynikami wstępnymi, ostateczne wyniki zostaną ogłoszone niezwłocznie po rozstrzygnięciu wątpliwości lub rozpatrzeniu zastrzeżeń i protestów. Wyniki publikowane na powyższej stronie internetowej są jedynymi oficjalnymi wynikami Biegu.

X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Bieg odbędzie się bez względu na pogodę.
2. Uczestnik startuje wyłącznie na własną odpowiedzialność i ponosi związane z tym ryzyko. Uczestnik, zgłaszając się do Biegu, przyjmuje do wiadomości, że udział w Biegu wiąże się z wysiłkiem fizycznym oraz pociąga za sobą naturalne ryzyko i zagrożenie wypadkami, możliwość odniesienia obrażeń ciała i urazów fizycznych, a nawet śmierci, a także szkód o charakterze majątkowym.
3. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego oznacza, że Uczestnicy zapoznali się z niniejszym regulaminem oraz ocenili charakter, zakres i stopień ryzyka wiążącego się z uczestnictwem w Biegu i dobrowolnie zdecydowali się podjąć to ryzyko wyłącznie na własną odpowiedzialność.
4. Organizator zaleca Uczestnikom Biegu wykonanie profilaktycznych badań lekarskich mogących potwierdzić brak przeciwwskazań do udziału w Biegu.
5. Organizator zapewnia w trakcie trwania Biegu opiekę medyczną w zakresie określonym w umowie pomiędzy Organizatorem a podmiotem świadczącym taką usługę, szatnię, natryski oraz toalety.
6. Każdy z Uczestników zobowiązany jest stosować się do ostatecznych decyzji lekarzy dotyczących kontynuowania Biegu.
7. Uczestnicy mają obowiązek zachowania zasad fair-play podczas trwania Biegu i na terenie Biegu.
8. Wszelkie zastrzeżenia i protesty rozstrzyga Organizator. Decyzje Organizatora są nieodwołalne. Zastrzeżenia i protesty będą rozpatrywane niezwłocznie.
9. Podczas Biegu wszyscy Uczestnicy muszą mieć numery startowe przymocowane do przedniej części koszulki. Zasłanianie numeru startowego w części lub w całości lub jego modyfikacja jest zabroniona pod karą dyskwalifikacji drużyny. W szczególności zabrania się zasłaniania lub usuwania oznaczeń numerycznych drużyn oraz logotypów umieszczonych na numerze.
10. Organizator nie będzie odpowiadał za przedmioty pozostawione, uszkodzone lub skradzione podczas Biegu.
11. Organizator objęty będzie ubezpieczeniem OC. Organizator nie zapewnia Uczestnikom jakiegokolwiek ubezpieczenia na życie, zdrowotnego, od odpowiedzialności cywilnej lub poniesienia jakichkolwiek szkód, jakie mogą wystąpić w związku z obecnością lub uczestnictwem w Biegu. Natomiast Uczestnikom doradza się, jeżeli uznają to za konieczne, zawarcie stosownej umowy ubezpieczenia na czas udziału w Biegu.
12. Dane osobowe zgłoszonych Uczestników przetwarzane są zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922). Wypełnienie formularza zgłoszeniowego oznacza również wyrażenie zgody na przetwarzanie przez Organizatora danych osobowych zgłoszonych Uczestników w celu organizacji Biegu. Zgodnie z powyższą ustawą, podanie danych osobowych jest dobrowolne. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich poprawiania lub usunięcia.
13. Organizator kontaktuje się z drużynami:
a) za pośrednictwem kapitana, drogą mailową lub telefoniczną (poprzez adres e-mail lub nr telefonu wskazane przez kapitana przy wypełnianiu formularza zgłoszeniowego),
b) poprzez komunikaty zamieszczane na stronie internetowej www.ekidenpragmatiq.pl,
c) poprzez komunikaty zamieszczana na Fanpage’u Organizatora na stronie internetowej https://www.facebook.com/ekidenpragmatiq.
14. Uczestnicy wyrażają zgodę na otrzymywanie od Organizatora informacji na temat Biegu na podane adresy e-mail, a także na otrzymywanie od Organizatora telefonicznych połączeń przychodzących na podane numery telefonu.
15. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z wyrażeniem zgody przez zapisywanych Uczestników na nieodpłatne wykorzystywanie i rozpowszechnianie ich wizerunku w relacjach z Biegu zamieszczanych na stronie internetowej Biegu oraz w mediach, w tym mediach społecznościowych, a ponadto w materiałach promujących Bieg i jego przyszłe edycje. Uczestnicy, upoważniają Organizatora do utrwalania oraz zwielokrotniania swojego wizerunku wszelkimi dostępnymi technikami.
16. W sprawach nieujętych Regulaminem rozstrzyga Organizator.

Kontakt:
kontakt@ekidenpragmatiq.pl
tel. 510 034 827, 61 8 618 000